Le Catacombe di San Callisto, ubicate a Roma lungo il percorso della Via Appia, rappresentano uno dei più grandi e più importanti cimiteri sotterranei di Roma. Sorte verso la metà del II secolo, in esse furono sepolti circa mezzo milione di cristiani, tra cui decine di martiri e sedici pontefici.
Nel 1930 la Santa Sede, proprietaria delle Catacombe, ha affidato la sua custodia alla Congregazione dei Salesiani di Don Bosco.
Il complesso callistiano registra ogni anno migliaia di visitatori provenienti da ogni parte del mondo, il cui accesso è consentito solo su prenotazione. L’esigenza del cliente era quella di sostituire il software in uso con un nuovo e più efficiente sistema di prenotazione online per la gestione delle visite guidate multilingua alle Catacombe.
A questa se ne sono aggiunte altre di carattere più tecnico come:
Tra i diversi competitor valutati dal cliente, C’è Posto si è rivelata la soluzione innovativa in grado di soddisfare appieno le loro molteplici esigenze. Una piattaforma di prenotazione snella ed efficace, radicalmente diversa dalle soluzioni presenti sul mercato, anche nel metodo di supporto ai processi di back-office e back-end.
Difatti, per consentire al cliente di beneficiare realmente di tutti i vantaggi offerti da C’è Posto, dopo una prima fase di attivazione e formazione all’uso del software, volta ad apprendere tutte le funzionalità del prodotto adottato, è stato eseguito il setup di configurazione dei servizi che il cliente desiderava rendere fruibili online (visita guida in italiano, in inglese, tedesco, spagnolo, francese e in polacco, ognuno con un proprio calendario di disponibilità associato), dei servizi riservati ai Partner e di quelli di uso interno, esclusivamente riservati agli amministratori.
La multicanalità del sistema e la sua estrema facilità di utilizzo fanno sì che i singoli utenti, le famiglie o i piccoli gruppi, possano prenotare autonomamente il loro ingresso al monumento non solo tramite il sito ufficiale delle Catacombe di San Callisto, in cui C’è Posto è stato integrato mediante short link personalizzati, ma anche attraverso le app e il portale di C’è Posto. L’utente che si collega al sito delle Catacombe (https://www.catacombesancallisto.it/) ha la possibilità, accedendo alla sezione “Prenotazione online” visibile nella Homepage, di scegliere il servizio di visita guidata desiderato, il giorno e l’ora a lui più congeniale in base alle disponibilità visibili in agenda. A prenotazione avvenuta, egli riceve una comunicazione di conferma prenotazione con tutti i dettagli della stessa, che potrà mostrare in biglietteria il giorno della visita.
Per soddisfare le esigenze del cliente, C’è Posto ha ulteriormente ampliato i suoi canali di accesso all’agenda, offrendo agli utenti la possibilità di prenotare un tour guidato anche attraverso altri portali turistici di booking online. Questi portali espongono i medesimi servizi e disponibilità presenti sul front-end di C’è Posto, escludendo in questo modo casi di overbooking.
C’è Posto è stato in grado di gestire prontamente mediante specifiche funzionalità anche le prenotazioni provenienti dagli Enti afferenti alla Santa sede e dai Tour operator. Questi, una volta eseguita la registrazione alla piattaforma C’è Posto e censiti da back-office come Partner, hanno il privilegio di prenotare e pagare gli ingressi alle catacombe per conto di terzi.
Le prenotazioni per conto terzi possono essere eseguite anche dagli stessi amministratori delle Catacombe, che si riservano il compito di inserire da segreteria anche particolari tipologie di prenotazioni. A loro è consentito il privilegio di annullare e spostare una prenotazione, inviare eventuali comunicazioni e promemoria per e-mail o SMS agli utenti prenotati.
In ultimo, per sopperire ad una esigenza amministrativa del cliente, ovvero a quella di monitorare quotidianamente l’andamento e la tipologia delle prenotazioni, nella vista giornaliera dell’agenda è stata implementata una nuova funzionalità, denominata “report giornaliero”, che consente loro di visualizzare il riepilogo giornaliero di tutte le prenotazioni ricevute o inserite da segreteria e di generare un pdf delle stesse.
Grazie all’introduzione della nuova piattaforma, oggi le Catacombe di San Calisto gestiscono in modo ancora più efficiente e organizzato le visite guidate all’interno del complesso monumentale.
Affidandosi a C’è Posto, le Catacombe hanno raggiunto l’obiettivo di disporre di una piattaforma di prenotazione online completa, flessibile e integrata, dotata di elevati livelli di sicurezza, rispettando le policy di GDPR e protezione dei dati.
Uno strumento in grado di alleggerire il carico di lavoro del personale preposto alla segreteria e di aumentarne il margine di guadagno, lasciando le Catacombe sempre “aperte” online.
" Prima del COVID le Catacombe di San Callisto erano sempre ben frequentate da un alto numero di visitatori singoli che arrivavano senza alcun tipo di prenotazione, solo per i gruppi organizzati avevamo bisogno di un’agenda, in cui i singoli gruppi potevano segnalare il loro arrivo.
Nella riapertura, dopo il lockdown, avevamo bisogno anche di un sito di prenotazione per i clienti singoli e per i piccoli gruppi. Eravamo condizionati dalle scelte della Proprietà di non vendere direttamente online ma di permettere la sola prenotazione e di utilizzare canali solo italiani. Avevamo la necessità di una grande flessibilità, perché le possibilità di aprire o meno gli orari di visita variava con facilità.
Abbiamo provato alcuni canali di prenotazione, riscontrando difficoltà sia nella flessibilità del mezzo sia nel fatto che i canali provati avevano un canone fisso di pagamento, più una quota variabile a seconda del numero di prenotazioni, rendendo l’uso delle piattaforme piuttosto oneroso.
La ricerca su internet ha portato a conoscere ceposto.it. Ci ha attirato subito la sola richiesta di un canone annuo, ma anche la chiarezza e la semplicità della pagina di prenotazione.
La possibilità di una presentazione in videochiamata ci ha fatto decidere di contattarli. Durante la dimostrazione, abbiamo esposto le nostre esigenze ed è stato mostrato come C’è Posto poteva soddisfarle, provando anche a pianificare un servizio. Abbiamo apprezzato da subito la gentilezza, la disponibilità e la competenza del personale, così come abbiamo intuito anche le possibilità di sviluppo.
Abbiamo apprezzato la velocità dei tempi sia della parte burocratico-amministrativa sia della parte tecnica per la messa in opera dei servizi da noi richiesti.
Ottima è stata l’assistenza dei primi tempi: un corso di orientamento e la pronta risposta a numerose telefonate o e-mail.
L’incremento dei visitatori e le mutevoli esigenze ci hanno portato a chiedere ampliamenti dell’offerta inizialmente proposta, ovvero la possibilità di bloccare gli slot con un’agenda gruppi; riservare posti ai clienti dei tour operator, nostri partner, dando loro anche la possibilità di pagare in anticipo; interagire con altre piattaforme di prenotazione… Ogni volta abbiamo trovato gentilezza, disponibilità e pronta collaborazione.
Al momento sono tornati i numeri di visitatori pre-COVID, ma il turismo è cambiato ed è indispensabile mantenere una presenza visibile ed efficiente su internet. Abbiamo quindi deciso di continuare la collaborazione con C’è Posto, certi di avere un valido aiuto nel nostro lavoro quotidiano."
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