Le biblioteche al di là della loro natura pubblica o privata sono, come l’etimologia della parola stessa dimostra (composta da βιβλίον = "libro", “opera” e θήκη = "ripostiglio", “scrigno”), i luoghi per eccellenza deputati alla raccolta, conservazione e fruizione del patrimonio culturale materiale e digitale in esse custodito, per scopi educativi, informativi, di ricerca e di svago.
Le biblioteche rappresentano sin dall’antichità spazi importanti per l’accesso all’informazione e alla diffusione della conoscenza e della cultura.
Non a caso in Italia il Codice dei beni culturali e del paesaggio del 2004, all’articolo n. 101, comma 2b, definisce: “«biblioteca», una struttura permanente che raccoglie e conserva un insieme organizzato di libri, materiali e informazioni, comunque editi o pubblicati su qualunque supporto, e ne assicura la consultazione al fine di promuovere la lettura e lo studio”.
E se in passato la biblioteca era vista come un luogo obsoleto a uso quasi esclusivo di intellettuali e studiosi, negli ultimi anni essa è diventata gradualmente un punto di riferimento per tutti i cittadini di ogni estrazione sociale, un luogo di studio e di ritrovo anche tra i più giovani.
Questo perché insieme alla società cambia anche il modo di usufruire degli spazi, e nuove modalità si uniscono a quelle tradizionali. Così da austeri luoghi di consultazione di testi, le biblioteche si stanno trasformando man mano in centri polifunzionali e multimediali, in spazi importanti di collaborazione, di incontro e svago al punto da trovare allestiti al loro interno apposite sezioni dedicate ai bambini, gaming zone, mediateche e caffetterie.
E per restare al passo coi tempi e soddisfare i crescenti e rinnovati bisogni della collettività, le biblioteche hanno notevolmente ampliato e diversificato l’offerta dei servizi che vanno ben oltre la tradizionale funzione di custodia dei libri. Gli utenti oggi in biblioteca possono accedere:
Dall’esperienza acquisita attraverso la costante collaborazione con i Responsabili delle biblioteche (Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze, Circuito Brianza Biblioteche, Sale Studio dei Centri Civici del Comune di Monza, Biblioteca Civica di Vimercate e Biblioteca d’Ateneo dell’Università degli Studi di Basilicata per citarne solo alcune) è emerso che tutte avevano l’esigenza basilare di gestire in maniera controllata l’accresciuto accesso degli utenti ai servizi erogati, soprattutto l’ingresso quotidiano all’interno delle proprie sale di lettura, sale studio o delle aule multimediali, secondo le reali disponibilità dei posti a sedere, nonché il loro accesso durante gli eventi organizzati.
Da qui anche la necessità, di far eseguire agli utenti una convalida della prenotazione all’ingresso delle sale, ovvero un check-in di modo da permettere al personale delle biblioteche di verificare la reale occupazione dei posti prenotati, e di rendere quelli inutilizzati subito disponibili ad altri utenti.
A questa esigenza si affiancava anche quella di voler offrire agli utenti la possibilità di disporre di un sistema di prenotazione multicanale attraverso cui potersi prenotare in autonomia, offrendo al contempo la possibilità a chi non era in grado di farlo di prenotarsi mediante il personale competente.
Tra le esigenze basilari delle biblioteche che hanno scelto C’è Posto vi era anche quella di migliore il rapporto tra utenti e personale preposto ai servizi al fine di incentivarne il ritorno e la partecipazione collettiva agli eventi.
L’adozione di C’è Posto ha permesso alle Biblioteche di sopperire appieno alle loro esigenze e di gestire la loro offerta culturale senza sovraccaricare l’operato degli addetti ai lavori. La piattaforma totalmente in Cloud, flessibile e modulabile, ha difatti consentito loro di:
Il servizio C’è Posto consente alle Biblioteche di gestire le necessità degli utenti anche attraverso un Servizio di Risposta Vocale Interattiva (IVR) in grado di comprendere il linguaggio naturale e di relazionarsi dinamicamente con chiunque desideri prenotare un servizio, richiedere informazioni o parlare con un addetto della biblioteca.
Con C’è Posto gli utenti possono accedere in autonomia ad una vasta gamma di servizi messi a loro disposizione: 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana, senza doversi recare fisicamente in biblioteca, inviare mail o telefonare per farne richiesta.
L’accesso alla prenotazione è semplice e non richiede la registrazione obbligatoria alla piattaforma C’è Posto. Esso può avvenire da App - disponibile gratuitamente per i dispositivi iOS e Android, dalla piattaforma web di C’è Posto, digitando l’url https://www.ceposto.it/ e accedendo alla sezione “Enti, Comuni e Musei” oppure dal sito istituzionale della Biblioteca mediante uno short link personalizzato.
Per ogni biblioteca il sistema propone tutti i servizi che l’Ente ha deciso di rendere prenotabili online, i giorni e gli orari in cui il servizio è disponibile. Grazie a C’è Posto, gli utenti possono prenotare in pochi clic la loro postazione all’interno delle sale studio, delle sale di lettura o ad un evento culturale. In alcuni casi, come ad esempio per le biblioteche di Monza San Gerardo e Vimercate, agli utenti è offerta la possibilità di scegliere anche la postazione all’interno della sala lettura oppure come accade per la Biblioteca di Verano in Brianza di poter scegliere la sala in cui si desidera studiare.
Oggi la scelta contestuale di sala e posto a sedere può essere effettuata dall’utente, come avviene per l’hybrid working, attraverso la consultazione di una mappa interattiva in cui sono rappresentati fedelmente le postazioni, codificate da un pallino di diverso colore a seconda se esse sono libere, occupate o non fruibili per motivi interni (Clicca qui per effettuare una simulazione).
Dopo la scelta, il sistema richiede la compilazione di un form con i propri dati anagrafici, l’utente riceve una mail di conferma prenotazione con tutti i dettagli della stessa e con in allegato una ricevuta in formato pdf, che potrà essere mostrata al personale della biblioteca. Una notifica inviata in automatico dal sistema per mail e/o SMS, giorni o ore prima, aiuterà gli utenti a non dimenticare la prenotazione effettuata.
La mail di conferma prenotazione e quella di promemoria contengono al loro interno sia un codice univoco sia un QRcode attraverso i quali gli utenti possono effettuare, lì dove richiesto, un check-in utile a convalidare la loro reale presenza in biblioteca. Il check-in può avvenire sia in presenza di un addetto della biblioteca sia in autonomia mediante l’uso di dispositivi posti all’ingresso delle relative aree studio. In quest’ultimo caso se l’utente ha utilizzato l’app C’è Posto per la prenotazione ha la possibilità mediante appositi lettori di scansionare attraverso il proprio smartphone il Qrcode associato alla prenotazione.
In ultimo, C’è Posto offre agli utenti anche la possibilità di disdire in autonomia la prenotazione cliccando sull’apposito link presente nella mail di conferma ricevuta al momento della prenotazione, entro e non oltre i tempi fissati dai responsabili.
L’adozione di un metodo di prenotazione per l'ingresso in biblioteca, che sia semplice per gli utenti, flessibile e completo per chi le governa, è un ulteriore passo nella direzione del miglioramento dei servizi resi al pubblico.
L’uso di C’è Posto ha fatto sì che la prenotazione online si rivelasse un elemento chiave per ottimizzare l’uso delle risorse bibliotecarie, migliorare l’esperienza degli utenti e aumentare l’efficienza delle biblioteche stesse. Esso ha aiutato i responsabili a soddisfare con estrema elasticità le diverse esigenze degli utenti, consentendo loro di sfruttare al meglio i servizi offerti dalle biblioteche, percepite ancora oggi come centri nevralgici della cultura e propagazione della conoscenza.
La Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze custodisce non solo uno straordinario patrimonio di manoscritti e libri antichi, ma anche tutto ciò che viene pubblicato in Italia. È un'istituzione culturale complessa, con numerosi compiti, che normalmente offre i propri servizi ad oltre 300 utenti al giorno.
A causa dell'emergenza sanitaria legata al Coronavirus, anche la BNCF è stata chiusa al pubblico per quasi 3 mesi.
Al momento della riapertura ci si è trovati davanti all'esigenza di acquisire uno strumento agile che fosse di supporto alla gestione, necessariamente diversa dal solito, dei servizi e degli ingressi contingentati in biblioteca, a tutela della sicurezza di tutti. Abbiamo scoperto "C'è Posto" grazie all'offerta che ICSONE ha fatto alle aziende e alle istituzioni, durante l'emergenza, nell'ambito della "Solidarietà digitale".
ICSONE si è dimostrata da subito molto disponibile e ci ha fornito in tempi brevissimi l'accesso alla piattaforma, sopportandoci nella configurazione del software in base alle nostre esigenze.
Abbiamo potuto usufruire anche di una formazione online e personalizzata all'uso dello strumento.
Per il personale della biblioteca "C'è Posto" si è rivelato molto intuitivo e gli utenti lo considerano di facile utilizzo: grazie a "C'è Posto", infatti, gli utenti possono prenotare online un posto nelle diverse Sale della biblioteca, in base alla tipologia di materiale che desiderano consultare.
I bibliotecari hanno sempre a disposizione il quadro completo delle prenotazioni e possono eventualmente riorganizzare con estrema facilità l'agenda, per venire incontro alle esigenze di studio e ricerca degli utenti, e comunicando con loro tramite l'apposita funzione di "C'è Posto". Per tutti questi motivi, la BNCF ha deciso di continuare ad utilizzare questo prezioso strumento anche nel prossimo futuro.
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Chiara Storti, Servizi Informatici
Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze
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