Il Desk Sharing.
Innovazione nello spazio lavorativo in un contesto di smart working e hybrid work

Negli ultimi anni stiamo assistendo ad un radicale cambiamento dell’organizzazione del lavoro e con esso anche dei modelli di gestione degli spazi e delle risorse all’interno delle aziende.

In questo scenario, alcune aziende hanno adottato forme di Smart Working totale, offrendo ai dipendenti la possibilità di svolgere le proprie mansioni interamente da remoto; altre realtà aziendali hanno optato invece per un approccio ibrido, noto come Hybrid Work, una modalità “mista” che prevede l’alternanza tra lavoro da remoto e lavoro in sede.

Queste nuove modalità lavorative, se da un lato offrono ai dipendenti la possibilità di organizzare responsabilmente le proprie attività, di scegliere i giorni in cui recarsi in ufficio e di bilanciare al meglio vita professionale e vita privata, dall’altro consentono alle aziende di poter attuare una politica di ottimizzazione delle risorse e di riprogettazione degli spazi mediante l’uso intelligente delle postazioni di lavoro che saranno a disposizione dei dipendenti in momenti diversi della giornata. Di contro l’ufficio HR è chiamato a dei compiti di logistica impegnativi e determinanti per il raggiungimento degli obiettivi attesi.

Difatti, una pratica sempre più diffusa nelle aziende che hanno scelto di adottare forme di lavoro agile è il “desk sharing”, una modalità flessibile di gestione degli spazi lavorativi che sta rivoluzionando il concetto tradizionale di ufficio.

Il desk sharing consiste nel non assegnare scrivanie fisse ai dipendenti, ma piuttosto permettere loro di condividere e utilizzare gli spazi e altre risorse disponibili in sede, in base alle proprie esigenze giornaliere, settimanali o mensili. Questo approccio offre numerosi vantaggi sia ai dipendenti che alle aziende stesse nel gestire anche il loro impatto in termini ambientali, sociali e di governance (ESG), favorendo:

• flessibilità: i dipendenti possono scegliere dove e con chi desiderano lavorare, in base alle loro esigenze specifiche di quel giorno o quella settimana. Questo non solo aumenta il senso di libertà, autonomia e responsabilità, ma favorisce anche una maggiore produttività;
• ottimizzazione delle risorse: pur mantenendo la forza lavoro, le aziende possono ottimizzare l’utilizzo delle risorse umane, consentendo ai dipendenti di lavorare in modalità flessibile e sfruttare al meglio le proprie competenze e capacità;
• riprogettazione degli spazi: con il lavoro ibrido, non è più necessario disporre di grandi uffici e le aziende possono ridurre il numero di scrivanie e gli spazi dedicati ai singoli posti di lavoro. Questo porta a una maggiore efficienza nell’uso degli spazi e a una conseguente riduzione dei costi di gestione degli immobili e delle spese operative. Potrebbe diventare al contempo una nuova fonte di entrata che l’azienda può investire in altri ambiti per i dipendenti;
• Sostenibilità: in ottica di Environmental (ESG), riducendo il numero di scrivanie fisse e al ricorso di grandi uffici, le aziende possono contribuire alla riduzione dell’impatto ambientale e risparmiare sui costi energetici e di gestione. Ciò si traduce in un approccio più sostenibile e responsabile nei confronti dell’ambiente;
• collaborazione e comunicazione: in ottica di Social (ESG), il desk sharing può promuovere la collaborazione tra dipendenti di diversi reparti o gruppi di lavoro, favorendo la comunicazione, il confronto e lo scambio di idee e opinioni. Ciò può portare a una maggiore innovazione e ad una migliore condivisione delle conoscenze all’interno dell’azienda.