Le esigenze

Oltre a garantire i servizi del Sistema Bibliotecario CUBI, di cui fa parte, la Biblioteca Civica di Vimercate offre anche una vasta gamma di servizi di utilità sociale, tra cui:

•  pubblica lettura mediante il coinvolgimento di un’utenza variegata, dai bambini in età prescolare accompagnati dai genitori agli adulti e agli anziani. Per loro sono disponibili servizi con tecnologia RFID: postazioni self-service per prestito e restituzione e uno smart locker per il ritiro dei materiali prenotati anche a biblioteca chiusa.
• accesso alle sale studio oltre l’orario di apertura della biblioteca, grazie alla collaborazione con una associazione studentesca.
  
• accesso libero e gratuito al WI-FI tramite propri dispositivi portatili (PC, tablet, smartphone) e postazioni fisse.
  
• corsi di formazione e attività per il tempo libero, e molto altro.

La volontà dei bibliotecari di rispondere ai bisogni di base dei cittadini, con un’offerta inclusiva e non elitaria, sia nella scelta dei materiali che nelle attività di promozione e comunicazione, ha determinato nel tempo - stimolati anche dall’uso delle nuove tecnologie e dalla struttura accogliente, confortevole e priva di barriere architettoniche - un incremento della domanda di informazioni e servizi.
In questo contesto, la necessità principale dei bibliotecari era quella di ottimizzare la gestione e migliorare la qualità dei servizi offerti, regolando l’accesso non solo alle postazioni studio, ma anche agli eventi, in base alla disponibilità effettiva dei posti a sedere e della capienza degli spazi.

Per soddisfare il più possibile le richieste dei cittadini, in termini di posti disponibili per lo studio, il lavoro e gli eventi si è scelto di fare eseguire agli utenti prenotati un check-in, ovvero una convalida delle prenotazioni all’ingresso delle sale e dei box studio, in modo da permettere al personale di verificare l’effettiva occupazione dei posti prenotati e di rimettere subito a disposizione di altri fruitori quelli non utilizzati, rendendoli disponibili online.

Un’altra esigenza importante era offrire agli utenti la possibilità di disporre e accedere a un sistema di prenotazione multicanale, semplice e intuitivo, attraverso il quale poter prenotare autonomamente i servizi desiderati (eventi, iniziative e posti studio), garantendo al contempo assistenza a chi avesse bisogno di supporto tramite il personale dedicato.

Infine, tra i requisiti fondamentali richiesti dai responsabili della biblioteca vi era quello di poter gestire in autonomia la configurazione dei servizi, le regole di prenotazione e le comunicazioni con gli utenti, una volta ricevuto il supporto tecnico iniziale da parte dello staff di C’è Posto.

La sfida consisteva quindi nel trovare una soluzione che, tramite una dashboard unica, permettesse loro di gestire prenotazioni, verificare presenze, comunicare con gli utenti e modificare facilmente le impostazioni dei servizi, con massima semplicità e intuitività.