La soluzione

La personalizzazione dei servizi, la flessibilità e la semplicità di utilizzo del software hanno fatto sì che, tra i diversi competitor valutati dal dott. Mancini, C’è Posto risultasse sin da subito la soluzione più adatta alle sue esigenze lavorative.

C’è Posto è una piattaforma di prenotazione online in Cloud e questo offre a chi l’adotta l’enorme vantaggio di non dover provvedere all’installazione e alla manutenzione di nessun software. Il sistema, proprio perché in Cloud, permette a chi detiene le credenziali e le dovute autorizzazioni di accedere comodamente all’agenda attraverso qualsiasi dispositivo (pc, tablet, smartphone) che abbia una connessione internet e di lavorare così ovunque ci si trovi.

L’adozione di due agende di prenotazione “C’è Posto” ha permesso al dott. Mancini di gestire in modo organizzato le proprie prestazioni mediche e di erogarle in giorni e orari distinti per le sedi di Imola e Forlimpopoli, evitando così assembramenti e soprattutto lunghe e snervanti attese ai pazienti.

La digitalizzazione delle prenotazioni, se da un lato ha permesso al dott. Mancini di ottimizzare ed efficientare la gestione degli studi medici, dall’altro ha agevolato notevolmente l’accesso delle sue prestazioni ai pazienti offrendo loro la possibilità di pianificare in autonomia un appuntamento e di prenotare comodamente, quando, dove e come vogliono: attraverso il sito istituzione dello studio medico (al link https://www.studiomedicodottormancini.it/), tramite l’app di C’è Posto, disponibile per dispositivi iOS e Android (su https://www.ceposto.it/scarica-app/) o dal portale online di "C'è Posto" (https://www.ceposto.it/), senza doversi interfacciare necessariamente con la sua segreteria.

Il servizio, intuitivo e immediato, accessibile sempre (h 24 e 7 giorni su 7) sia da web che da app, permette quindi ai suoi pazienti di scegliere in qualsiasi momento la prestazione desiderata, la data e l’orario più comodo tra quelli disponibili in agenda. La sezione dedicata alle “Informazioni” consente invece a chi si sta prenotando di leggere tutta una serie di raccomandazioni necessarie e propedeutiche alla visita medica e al conseguente rilascio del certificato di idoneità fisica. In questa sezione, i pazienti possono altresì scaricare una serie di documenti messi a loro disposizione, per essere così comodamente compilati a casa e consegnati il giorno della visita.

Una volta conclusa la prenotazione con l’inserimento di tutti i dati richiesti nel form, i pazienti ricevono immediatamente una comunicazione di “conferma prenotazione” (per e-mail e/o SMS) e successivamente, con l’approssimarsi del giorno dell’appuntamento, anche avvisi di “promemoria” (sempre e-mail e/o SMS) in cui sarà ricordato loro il giorno, l’orario e la sede della prestazione prenotata. Questa tipologia di comunicazione proposta da C’è Posto aiuta il professionista a ridurre notevolmente l’eventualità che un paziente non si presenti ad un appuntamento.

Grazie a C’è Posto, ai pazienti è offerta anche la possibilità, qualora per la prestazione selezionata non vi siano disponibilità, di potersi inserire in lista di attesa e di ricevere in caso di disdetta o annullamento di un appuntamento, un’e-mail e/o un SMS di comunicazione che consentirà loro di potersi prenotare autonomamente.
Qualora il dott. Mancini decidesse di non inviare alcun avviso agli utenti in merito ad eventuali nuove disponibilità, C’è Posto offre al medico stesso la possibilità di trasformare in appuntamenti tutte le richieste presenti in lista di attesa, e di darne comunicazione ai pazienti mediante l’invio di una e-mail o di un SMS. Infatti, il sistema consente allo specialista di visualizzare dalla dashboard o direttamente dalla sua agenda non solo l’elenco delle richieste giunte online o inserite da segreteria ma anche una serie di informazioni, quali: lo stato della richiesta, la data in cui è pervenuta online o è stata inserita da segreteria, il servizio richiesto dal paziente, il nome e cognome di quest’ultimo, il periodo dal quale il paziente desidera ricevere un appuntamento e il suo numero di cellulare.

L’uso della funzionalità Scheduler di C’è Posto permette invece al dott. Mancini di pianificare l’invio massivo di avvisi a tutti quei pazienti che hanno una prenotazione in agenda e il cui certificato medico è prossimo alla scadenza.

La funzionalità, facilmente configurabile e molto intuitiva nel suo utilizzo, se da un lato consente di pianificare la tipologia di promemoria da inviare agli utenti, dall’altro permette anche di:

• decidere a chi devono essere inviati gli avvisi
• scegliere le modalità di invio di avvisi, tra e-mail o SMS
• inserire il servizio di riferimento tra quelli configurati in agenda
• inserire l’orario di partenza degli avvisi
• decidere il numero di avvisi (fino ad un massimo di 5) da inviare
• definire quanti giorni prima o dopo rispetto alla data della prenotazione presente in agenda, il sistema dovrà generare gli avvisi
• definire l’arco temporale delle prenotazioni presenti in agenda che il sistema dovrà prendere in considerazione
• importare una lista delle prenotazioni, in formato CSV

Questa specifica funzionalità permette a chi la utilizza di strutturare e scadenzare temporalmente il lavoro da svolgere e di comunicare con i pazienti prima, durante e dopo la conclusione di una prestazione. E i pazienti, a loro volta, non dovranno più preoccuparsi di programmare le visite mediche a distanza di un anno dall’altro per il rinnovo dei certificati medici.